Zwrot vat określony jest wieloma zasadami. Zwykle bywa tak, że osoby zabiegające o zwrot vat korzystają z pomocy fachowców, jacy zajmują się przygotowywaniem stosownych wniosków, a w częstych przypadkach reprezentują swojego klienta przed urzędem.

Osoby zabiegające o zwrot Vat np. w budownictwie, to zwykle osoby, jakie poniosły koszty w skutek kupna materiałów budowlanych. W tym przypadku, starając się o zwrot VAT, muszą one posiadać faktury VAT, dzięki którym są w stanie udokumentować zrobione zakupy. Co więcej, osoby ubiegające się o zwrot VAT, muszą udokumentować dokonane zakupy, na które po dniu 30 kwietnia 2004 r. wzrosła stawka VAT z 7% na 22%.

O zwrot VAT mogą starać się też osoby, które dokonały zakupu materiałów budowlanych w związku z inwestycjami tj. budowa budynku mieszkalnego, lub rozbudowa czy przebudowa budynku mieszkalnego, lub jego remontu. O zwrot VAT ubiegają się także osoby, które posiadają pozwolenie na budowę, w przypadku inwestycji wymagają takiego pozwolenia.